認識存證信函

存證信函，對大多數的人來說，這是個聽過但從沒見過的名詞。在印象中這個東西與法律訴訟似乎有著緊密的關係，因此常常在收到存證信函的時候，都會顯得震驚不已、驚慌失措。

其實，存證信函就是信函的一種，是人和人之間用書面溝通意見或告知事項的工具。然而當這張書面被放進信封，貼了郵票寄出去之後，關於這個信封裡頭到底裝的是甚麼，一旦收到信的人有爭執的時候，那就喪失了寄信的人發這封信的本意。因此郵局提供存證信函的服務，就可以讓這份書面在寄出的同時，藉由在郵局存放一份副本的方式，當在日後對信函內容有爭議的時候，就可以調出這份副本來查看。

存證信函並不是存證唯一的方法，像是委由律師事務所發律師函，或者是向法院或民間之公證人申請辦理認證信函，都是可以讓把自己的意思在傳達給對方時，不再「船過水無痕」，但是在所有的方法當中，存證信函是最廉價的方式，而且現在只要從郵局的網頁下載存證信函的格式，填寫完成後列印足夠的份數，就可以帶到郵局蓋用郵戳就可以寄發，相較之下既方便又經濟。

至於說究竟什麼時候該發存證信函？關於這些問題，粗淺地說，只要是認為有必要加以紀錄存證的信函內容，其實都可以選擇用存證信函，特別是紀錄一些具有法律上意義的生活事實，比如說，當完成一件著作時，要將它交給出版社，不妨就用存證信函，這有兩層含義，第一是至少在寄發時，可以被認為是著作完成時，依據現行的著作權法，這個時間點就是著作權發生的時點；第二，用存證信函的方式將著作原件或是複本交給出版社時，也可以確認授權出版的範圍，不致發生出版社私自出版而作者收不到權利金的荒謬情形。

當收到存證信函時該如何回應呢？是不是應該按照上頭所說的時間回覆呢？在大半輩子奉公守法之餘，突然收到存證信函，感到震驚、憤怒等等這多半都是人之常情，只是不論寄信人的企圖如何，第一步還是應該要先平心靜氣地看看信上說些什麼，如果來信上頭所描述的事情和實況不符，或是就來信的請求實在難以同意，那就最好就要回函澄清、否認或是加以回絕，但是不是就要按照來函訂定的時間回覆，這應該要看實際的狀況而定，原則上的判斷標準是，如果愈早回覆有助於化解糾紛，那就最好趕快回覆，否則與其匆匆忙忙地回覆一份存證信函，不如早點想想全盤的因應對策，甚至是日後的訴訟佈局。

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